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No podemos pensar en una verdadera transformación lean en la empresa si no atacamos también los desperdicios generados en las oficinas.

Y es que mas del 85% del tiempo transcurrido en la fabricación de una orden de productos, es gastado en la oficina. los mismos desperdicios que plagan nuestro sistema de producción, aparecen en las áreas administrativas.

El uso de herramientas esbeltas asegurará la visualización y erradicación de estas ineficiencias. El propósito de la oficina esbelta es identificar, analizar y eliminar todo tipo de elementos de procesos ineficientes. Para poder entender Lean, es necesario estar alerta del desperdicio, por lo que es importante identificarlos. El desperdicio agrega tiempo, recursos y costos sin agregar valor al producto o servicio.

Las empresas deberían aplicar a la implementación de Lean Office el mismo esfuerzo que se ha puesto en erradicar desperdicios en el piso de producción a través de Lean Manufacturing. Empecemos por enunciar un concepto importante en el pensamiento esbelto, este es el Kaizen.

Kaizen

Proviene de dos ideogramas japoneses: “Kai” que significa cambio y “Zen” que quiere decir para mejorar. Así, podemos decir que “Kaizen” es “cambio para mejorar” o “mejoramiento continuo”

Los dos pilares que sustentan Kaizen son los equipos de trabajo y las herramientas esbeltas, que se emplean para mejorar los procesos. Kaizen se enfoca a la gente y a la estandarización de los procesos. Su práctica en la empresa requiere de un equipo integrado por personal de producción, mantenimiento, calidad, ingeniería, compras, Finanzas y demás empleados que el equipo considere necesario. Este principio de mejora a través del trabajo en equipo y la utilización de herramientas esbeltas es la mejor manera de implantar la filosofía de la Oficina Esbelta. Los 10 tipos de desperdicio en un ambiente de oficina , son:

Sobreproducción: Producir algún tipo de trabajo antes de que sea requerido es desperdicio. Ejemplos: -Enviar un correo de varias veces, -Hacer más análisis de los necesarios -Producir reportes que no se requieren o usan. –

Para poder eliminar la sobreproducción se puede utilizar: Takt Time -Trabajo Estandarizado -Balanceo de trabajo.

Espera: La espera uno de los desperdicios más comunes en una compañía. La espera conlleva a que no exista un flujo en el proceso y que los costos se eleven. Ejemplos de espera es la excesiva necesidad de aprobación de documentos, falta de prioridad en trabajos y retrasos en obtener o enviar información. Para poder eliminar espera se pueden usar herramientas como: -Mapeo de flujo de valor (VSM) -5S -Lean File System.

Movimiento: Cualquier tipo de movimiento que no agregue valor al producto es considerado desperdicio. Buscar algún documento o recorrer la oficina varias veces a causa de una mala distribución causa este tipo de desperdicio. Ejemplos de este tipo de desperdicio pueden ser buscar documentos en la computadora o busca de archivos en cajones, no usar accesos rápidos para llegar a archivos  en la computadora o llevar papeles a otros departamentos. Para eliminar este tipo de desperdicio se requiere: -Trabajo estandarizado -Nuevo layout -Sistemas de jale -Etiquetas para documentos.

Transporte: El exceso de transporte afecta el tiempo de entrega hacia el cliente o dentro de la misma compañía. Ejemplos de este tipo de desperdicio es la entrega de documentos innecesarios, mover información de un sistema a otro y actualizar la información de los clientes en diferentes sistemas. Para poder erradicar este tipo de desperdicio se pueden utilizar herramientas como: -5S -Mapeo de Flujo de Valor -Controles Visuales -Balanceo de Trabajo -Flujo continuo -Trabajo estandarizado, Diagrama de espagueti

Sobreprocesamiento: Implica poner mas trabajo o esfuerzo que lo requerido. El retrabajo no agrega valor al cliente y éste no pagará por eso. Este desperdicio es uno de los más difíciles de encontrar ya que en ocasiones uno lo hace por costumbre y no sabe que está sobreprocesando. Duplicar reportes de información, ingresar la información varias veces o revisar constantemente documentos son ejemplos de sobreprocesamiento. Herramientas para eliminar este desperdicio son: -Trabajo estandarizado -Controles Visuales -Etiquetas de identificación.

Inventario: Pilas de papeles, archivos de computadoras y tiempo pasando buscando documentos son ejemplos de Inventario. El inventario toma espacio o requiere el tiempo de alguien, lo que genera uno de los grandes tipos de desperdicio. Para poder hacer algo al respecto se deben de utilizar herramientas como: -5S -Kanban  -VSM -Trabajo Estandarizado.

Defectos: Los defectos es un tipo de desperdicio que hace que los costos se eleven. Los defectos de las compañías hacen que haya más trabajo administrativo que no agrega valor y toma mayor tiempo retrabajarlo que hacerlo bien a la primera. Algunos ejemplos de este tipo de desperdicio pueden ser errores al ingresar información, la pérdida de información o crear documentos que requieren de mucha corrección por colegas. Se requieren de herramientas como: -Controles Visuales -Trabajo estandarizado -Atención a errores -Accesos rápidos a documentos -Poka Yoke.

Talento Humano: El no utilizar el talento humano o no aprovechar las habilidades de los trabajadores es uno de los desperdicios que rara vez se atienden. Utilizando políticas adecuadas se puede evitar caer en desaprovechamiento de talento como absentismo, cargas de trabajo no balanceadas o trabajos incompletos. Para poder combatir esto se deben usar herramientas como: -Trabajo estandarizado  -Captura de Datos  -Lean File System -Balanceo de trabajos.

Políticas de Oficina: Trabajo adicional que debe ser hecho solo para obtener el visto bueno de gerencia . Este tipo de desperdicio es un tema delicado ya que es difícil de identificar y se tiene que tomar en cuenta para la aplicación exitosa de Lean. Ejemplos de este tipo de desperdicio son crear para enviar a la gerencia para su revisión, o hacer una junta extraordinaria para hablar sobre el progreso de una actividad, cuando un correo hubiera bastado. Herramientas  para poder eliminar este tipo de desperdicio son: -Trabajo estandarizado -Indicadores de desempeño -Balanceo de trabajo – Identificación de errores.

Desigualdad: Este tipo de desperdicio es cuando hay una falta de flujo de entradas y salidas. Ejemplos de este tipo de desperdicio puede ser no tener información antes de tiempo para cumplir con fechas de entrega, no nivelar el trabajo adecuadamente o no tener definido claramente estándares de trabajo. Para eliminar este desperdicio se pueden usar herramientas como: -VSM -Trabajo estandarizado.

La mejora del trabajo en la oficina es un proceso constante y dinámico, que depende del entendimiento e involucramiento de todos los empleados.

¿Qué opinas, en tu oficina hay desperdicios evidentes?.

¿Qué esfuerzos están haciendo para erradicarlos?